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Soluciones

Recursos Humanos

¿Tienes problemas para integrar el expediente del personal de tu empresa?
¿No sabes si los documentos del expediente están actualizados?
¿Tienes evidencia disponible de la capacitación de tus empleados para una auditoría o licitación?
¿Necesitas automatizar y tener registro de la distribución de políticas y procedimientos dentro de tu empresa?
¿Tu proceso de reclutamiento está automatizado?

 

 

En la actualidad las áreas de Recursos Humanos necesitan de una solución que permita mayor agilidad al momento de recabar documentación y poder distribuirla de manera segura. Conservar un expediente actualizado ha sido una dolencia del departamento ya que es difícil mantener seguimiento diario de las capacitaciones del personal y se necesita de recursos dedicados para tener controladas las fechas de vencimiento de los contratos y documentos personales. Se pierde mucho dinero manteniendo montañas de papel en las oficinas y se pierde mucho tiempo al tener que localizar algún documento en específico.

En Simplifile contamos con una solución para el manejo del expediente digital, los colaboradores podrán subir su documentación directamente desde un portal web para que el personal de RH simplemente lo valide y almacene en la bóveda digital segura de tu empresa. De manera automática se validará la fecha de expiración de contratos y documentos personales, aquellos documentos que hayan expirado y no sean necesarios de mantener en tu bóveda serán eliminados de manera segura y definitiva, pudiendo dejar una rastreabilidad de la información, pero sin incrementar el gasto por el espacio que ocupen. Tendrás al día el expediente de capacitaciones con los certificados que hayan obtenido tus colaboradores, y podrás compartir esta información de manera segura con las personas internas y externas que consideres necesario por el tiempo que consideres necesario. La solución de Expediente Digital puede integrarse con tu sistema de nómina actual para tener al día y accesible información como documentos personales y recibos de nómina, Mediante una integración adicional se puede otorgar a tus colaboradores un portal para que firmen electrónicamente sus recibos y puedas cumplir esta normatividad que indica la Secretaría del Trabajo y Previsión Social.

  1. Publicación de formulario web para el registro de candidatos
    a. link a portales de bolsas de trabajo
    b. Integración de formulario en tu sitio web
  2. . Flujo de selección de candidatos
    a. Aprobando y rechazando candidatos
    b. Resguardo de información y documentación de candidatos aprobados
    c. Programación y asignación a responsables de entrevistas (candidato y
    colaboradores)
    d. Integración de expediente de empleados
    i. Documentación personal
    ii. Contratos
    iii. Capacitaciones
    iv. Recibos de nómina
    v. Otros
  3. Notificaciones de vencimiento automáticas

Cuentas por pagar

¿Gestionas las facturas de tus proveedores manualmente?
¿Tardas mucho tiempo en pagar a tus proveedores?
¿Incurres en sanciones económicas por saldar fuera de tiempo tus cuentas por pagar?
¿Pierdes visibilidad de las facturas durante el proceso de aprobación?

A pesar de que en México ya existe la facturación electrónica desde hace varios años, los procesos de cuentas por pagar dentro de las empresas no han tomado ventaja de ello para optimizarlos, manteniendo de manera manual, la recepción, la autorización y el pago de facturas. Esto hace muy poco eficiente la gestión del proceso lo que finalmente desemboca en altos costos de procesamiento, pago de multas y/o sanciones por saldar fuera de tiempo las facturas y pérdida de información durante el ciclo de vida de una cuenta por pagar.

 

En SimpliFile hemos desarrollado una solución documental para el área de cuentas por pagar con el cual tu empresa logrará automatizar el proceso desde la recepción de facturas hasta el pago por parte de Tesorería, equipando a tus empleados con una herramienta capaz de proporcionarles la información crítica del proceso en el momento que la necesite y así darle una respuesta oportuna a tus proveedores.

 

1. Recepción de facturas
2. Integración de expediente (validaciones automáticas)
3. Flujo de aprobación
4. Integración con diferentes ERP
5. Creación automática de layouts de bancos para pago

Contratos

¿El tiempo de gestión para la generación de un contrato es muy tardado?
¿Pierdes constantemente las últimas versiones de tus contratos?
¿Es difícil mantener el control de las versiones de tus contratos?
¿No sabes cuándo van a vencer tus contratos?
¿Gastas mucho dinero en personal cuya única función es supervisar la vigencia de tus contratos?
¿El uso de papel impide que tu proceso sea más rápido?
¿Sabías que hay leyes que autorizan la firma electrónica en la mayoría de los contratos?

En SimpliFile contamos con la experiencia en el proceso y una solución que te ayudará a tener centralizada la información de tus contratos. Tener visibilidad de todo tu proceso desde la solicitud, hasta la publicación del contrato, pasando por revisiones, autorizaciones e incluso firmas del mismo. Además contarás con un
sistema automático que verificará la vigencia de tus contratos, notificando a los interesados con tiempo de anticipación para la renovación del mismo e iniciando un nuevo proceso para la generación de un nuevo contrato, con esto te asegurarás de tener al día tus contratos y nunca más perderás dinero por un contrato expirado.

1. Solicitud de contrato
2. Redacción del contrato
3. Flujo de Revisiones y aprobaciones de versiones
4. Publicación de contrato
5. Firma Electrónica de contrato
6. Resguardo de contratos firmados
7. Control de vigencias

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